これも稲盛和夫さんが書いた「稲盛和夫の実学」という本の中でも紹介されています。
これについて稲盛さんは次のように書いています。
「人は誰しも単純なミスを起こすことがあります。
また、してはならないと知りながらも、つい魔が差したように不正を行ってしまうことがないとも限りません。
こうしたミスや不正を防ぐためには、複数の部門や人が関わるダブルチェックのシステムが働くようにする必要があります。
物品の購入における受入部門と検収部門という複数部門によるチェック、公印の捺印における捺印者と保管者という複数の人によるチェック、数字の計算における２者検算等はその代表的なものです。
特に金銭関係や、物品の管理においては、このダブルチェックを徹底し、ミスや不正を未然に防止する体制にしておかなければなりません。」
会社におけるお金の不正行為はよく聞く話です。
正直に言うと、私どもの会社でも昔ありました。
稲盛さんも書いているように、これはマネジメントの責任です。
不正が出来ないようなシステムにしなかった経営トップの責任です。
このシステムが出来ていれば人を罪人に陥れることはなかったのかもしれません。
このダブルチェックの中で、特にお金に関することは最重要でしょう。
実印や銀行印は本来社長が押すものですが、多忙のため経理部長などに任せている場合が多いです。
その経理部長が１人で全て出来るようにすると不正が起きる温床を作ります。
金庫を開ける人、印鑑箱の鍵を開ける人、そして押印する人と分けておけば間違いが起こることは少ないでしょう。
仕入もそうです。
ホテルなどではコックに仕入れを任せると、仕入れ業者と組んで差額を作り、ピンはねするという話は昔よく聞きました。
ホテルの調理長をすれば、家が建つとまで言われたことがあります。
今はほとんどのホテルでは調理場から発注依頼を購買係に出し、購買係が発注し、品物の検品は調理場でします。
分業制にしています。
このシステムをつくってもそれを運用する責任者の選任は大切です。
必ずルールを守るという人に任せなければなりません。
自分の都合に合わせてルールを変えるような人には任せられません。
例えば、交差点の信号のところで、すき間を縫って平気で渡ってしまう人と、全然車が来なくても信号を守る人がいます。
平気で渡ってしまう人には任せてはいけません。
どんなことがあっても信号が変わるまで渡らない人こそシステムの管理責任者や金庫番に最適です。。
これは私の経験の中で得た経営管理の重要なポイントです。